Gestionar la recepción de un gimnasio
Gestionar la recepción de un gimnasio es uno de los puntos clave de la buena administración del centro. Debemos pensar que la recepción es el punto neurálgico de cualquier gimnasio y ahí es donde ocurre toda la magia.
Este punto, que muchas veces puede pasar desapercibido y en ocasiones es desatendido, es el escaparate de nuestro centro. Atendiendo a esto, es la zona más relevante y debemos valorarla tal y como se merece para no caer en los clásicos problemas en la gestión de los centros deportivos.
El personal responsable de estar en esta área debe cumplir con las expectativas a la altura de la importancia de su puesto.
La recepción, donde empieza todo
Si bien una recepción no es allí donde los usuarios pasan la mayor parte de su tiempo dentro de un gimnasio, es cierto que aquí es donde comienza todo.
Primera impresión
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Aquí es donde un nuevo usuario recibe su primera impresión del centro y se hace una idea de cómo va a ser su estancia durante las horas que quiera dedicar al ejercicio.
Por este motivo es importante que, como todas las primeras impresiones, esta sea buena y ofrezca ventajas para querer regresar.
Diferentes funciones, un solo sitio
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Gestionar la recepción de un gimnasio no es apto para todo el mundo, aquí se concentran diferentes tareas que deben resolverse de manera eficiente y siempre con la mejor actitud.
- Tareas administrativas: Aquí se concentran las tareas administrativas de primer nivel: dar de alta a los usuarios, gestionar sus suscripciones o abonos, las cuotas, las reservas, el material y la reserva de espacios, por ejemplo.
Si la gestión administrativa es torpe o poco eficiente, el cliente puede no estar a gusto con el centro. - Resolución de incidencias: la recepción suele ser el primer lugar al que acude un usuario cuando tiene cualquier incidencia con una máquina, una taquilla o cualquier otra gestión o actividad. Por ello es importante que la persona que les atienda sea capaz de gestionar capaz de responder ante estas situaciones.
- Gestión comercial: si la recepción es el primer punto de llegada de un nuevo usuario y también es el último que ve un al marcharse, estas son las oportunidades perfectas para hacer una labor comercial.
Muchas veces una acción comercial no debe ceñirse únicamente a hablar de las ventajas o bondades de un servicio nuevo o existente, sino vender la simpatía, la cercanía, el compañerismo, la fidelización o la transparencia del centro.
Actitud y conocimientos
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Como comentábamos anteriormente, es necesario que las personas responsables de la recepción tengan capacidad de resolución de incidencias o dotes comerciales, simpatía y sobre todo empatía con aquellas personas que acuden al gimnasio con poca o mucha ilusión, para poder así encontrar la mejor forma de poder acompañar y animar a los usuarios durante su recorrido por el centro.
Muchas veces, un error de actitud en el personal puede derivar en el aumento de bajas, poca fidelización, respuestas poco claras o contundentes que confundan a las personas usuarias o la pérdida de captación de nuevos clientes.
No es donde está la acción, es donde está la magia
Ante esta información, podemos constatar la relevancia del personal en este tipo de instalaciones, pero ¿qué sería de las personas sin las herramientas necesarias?
La gestión de la recepción debe contar también con herramientas técnicas y de software que puedan ayudar a resolver eficazmente este tipo de necesidades.
Distintas funciones centradas en la recepción
Las personas son realmente importantes en la gestión del día a día de la recepción, la atención al cliente y el marketing, pero estas deben contar con tecnología para resolver las gestiones más habituales de una recepción, entre otras:
- Recepción de solicitudes, comentarios o incidencias que deben registrarse para poder resolverse.
- Altas, bajas, contratación de abonos, renovaciones y manejo de caja en todos los casos.
- Registro de reservas para las clases, de los espacios disponibles y el control de aforo.
- Control del personal: monitores, personal de limpieza, personal de actividades saludables, fisioterapias, socorristas, etc.
- Herramientas de comunicación con los clientes mediante mensajes o correos electrónicos para la fidelización y el aviso de promociones.
- Control de rutinas para que los usuarios puedan gestionar sus entrenamientos de forma eficiente.
- Gestión comercial o de la tienda, en el caso de que el gimnasio cuente con productos para su venta.
- Publicación de información en la página web y respuesta a los contactos recibidos para su respuesta comercial.
No olvidemos que las máquinas, las instalaciones o los programas de software para la gestión de los centros deportivos, son indispensables para los gimnasios, pero que la recepción y el personal que está en ella, siguen siendo el motor que mueve cualquier instalación deportiva.
